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Career & LeadershipCarrera y liderazgo

Effective One-on-One Meetings: A Field Guide for Engineering ManagersReuniones uno a uno eficaces: una guía de campo para responsables de ingeniería

ByPor David Cruz Anaya, Senior Mobile & Applied AI Engineer (Android, Kotlin Multiplatform, product AI)Ingeniero sénior de móvil e IA aplicada (Android, Kotlin Multiplatform, IA de producto)

13 min read13 min de lectura
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Effective One-on-One Meetings: A Field Guide for Engineering Managers
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The meeting drifts into a status update, the kind a project board already answers. In 2025, Gallup reported that global employee engagement fell to 21% in 2024, a decline that cost the world economy an estimated $438 billion in lost productivity (Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report).

Key Takeaways

  • Managers account for at least 70% of the variance in team engagement (Gallup, 2015).
  • Employees who have regular one-on-ones with their manager are almost 3 times as likely to be engaged (Gallup, 2018).
  • A one-on-one is the employee’s meeting: growth, blockers, and trust come first, status updates last.
  • Weekly or biweekly, 30 minutes, employee-owned agenda, and never quietly cancelled.

What a one-on-one is

A one-on-one is a recurring, private check-in that belongs to the employee, not the project. In 2018, Gallup found that workers who have regular one-on-ones with their manager are almost 3 times as likely to be engaged as those who don’t (Gallup, Employees Want a Lot More From Their Managers). A board already tracks the tickets. This is the one slot that tracks the person behind them.

Two engineering colleagues having a focused one-on-one conversation at a table

New managers often get this backwards. A status update flows information up, so you feel informed. A one-on-one flows attention down, so your report feels supported. Same half hour, pointed the other way. When you already know what someone shipped this week, making them recite it burns the rare slot where they might have raised the thing they are scared to say out loud.

Quick test: if you could replace the meeting with a Slack message or a dashboard, it was never a one-on-one. The value lives in the part that does not fit in a status field.

Growth, obstacles, feedback both ways, and the slow build of trust. None of those reliably come up in standups, retros, or sprint reviews. They need a protected, predictable space to surface.

For engineers who sit on the other side of the table, the same logic applies in reverse: a good one-on-one is your chance to manage up and shape your own path.

The manager effect

Gallup has found that managers account for at least 70% of the variance in team engagement across business units (Gallup, State of the American Manager, 2015).

The manager effect on engagementThe manager effectVariance in team engagement attributable to the manager70%driven by the manager
Source: Gallup, State of the American Manager, 2015 (reaffirmed in the 2025 report).

Gallup estimates that low engagement costs the global economy roughly $8.9 trillion a year, about 9% of global GDP (Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report). And the 2025 report carried a warning aimed straight at people leaders: manager engagement itself fell from 30% to 27%, while individual contributor engagement held steady at 18%. Managers are carrying the decline.

How often should you hold one-on-ones?

Weekly is the strong default, biweekly is the floor, and monthly is too sparse. The cost of getting cadence wrong is concrete: Gallup estimates that replacing a departing employee costs one-half to two times their annual salary, with voluntary turnover draining over $1 trillion a year from U.S. businesses (Gallup, This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion, 2019). Skipping one is free this week and expensive the month someone resigns.

Two coworkers talking informally in a modern office during a regular check-in

How long? Thirty minutes suits most reports. New hires, anyone in a rough patch, and the newly promoted usually need closer to 45. A senior engineer cruising along might be fine with 30 minutes every other week. What matters is whether the meeting happens, every time.

What about the manager who is already drowning? Fair objection, and Gallup’s 2025 report names the problem directly, pointing to manager burnout as one driver of the engagement decline. Dropping one-on-ones is still the wrong cut. Protect them, and claw the time back from status meetings that a written update could handle. Treat the slot like production, and do not bump it casually.

What to talk about

Lead with growth, blockers, feedback, and trust, in that spirit if not that exact order. Career development is not a soft topic: McKinsey found that 41% of people who quit during the Great Attrition cited a lack of career advancement as a top reason, just ahead of uncaring leaders at 35% (McKinsey, The Great Attrition Is Making Hiring Harder, 2022).

Two colleagues reviewing growth plans together at a desk

Professional growth

Growth is a retention lever. In its 2018 Workplace Learning Report, LinkedIn found that 94% of employees would stay at a company longer if it invested in their career development (LinkedIn, Workplace Learning Report, 2018). Spend part of the meeting on where they want to go: the skill they want next, a project that would stretch them, what the level above them takes. And keep it a running thread, instead of something you only remember at review time.

Unblocking challenges

Then clear the road. Ask what is slowing them down that they cannot fix on their own: a flaky pipeline, a review stuck in someone’s queue, a dependency on another team, a spec nobody will pin down. This is where you have leverage they do not. You can escalate it, bump its priority, or simply make the call they are not allowed to make.

Feedback in both directions

Feedback works best when it is frequent and specific. Gallup found that 80% of employees who received meaningful feedback in the past week were fully engaged, whether they worked remote, hybrid, or onsite (Gallup, Organizations Can Redefine Feedback by Including Recognition, 2023). Give it often, and ask for it just as often. A plain question: “what is one thing I could do differently as your manager?”

Building trust

None of the first three work without trust. Growth talk sounds like a script, and the real blockers stay buried, when people do not feel safe being honest. The next section gets into how to build it. Trust comes from how you handle the small, awkward moments, and almost never from the annual offsite.

How do you build trust in a one-on-one?

Trust gets built slowly, mostly through being consistent and doing what you said you would do. Gallup found that only 2 in 10 employees strongly agree their performance is managed in a way that motivates them, while those who feel their manager holds them accountable fairly are 2.5 times more likely to be engaged (Gallup, Do Your Measures Make Employees Mad?).

Google’s multi-year study of its own teams, Project Aristotle, found psychological safety to be the most important quality of effective teams (Google re:Work, 2015). A weekly one-on-one is about the smallest room where that safety gets built or broken: one person, behind a closed door, slowly learning whether honesty here is safe.

In practice, that comes down to a few habits. Talk less than half the time. Resist the urge to fix the first problem you hear, since people often just need to think out loud first. Keep what is shared in confidence unless safety demands otherwise, and say that rule out loud so they know it exists. When you promise an action, write it down and close the loop the following week.

Quick gut check: across your last few one-on-ones, who did most of the talking? If it was you, the meeting has quietly turned into your meeting instead of theirs. The repair is not a new template, just the discipline to ask a question and then wait through the silence until they fill it.

How do one-on-ones work in remote and hybrid teams?

Remote and hybrid work make these meetings more important, because distance strips out the casual signals you used to pick up in the hallway. In 2022, Microsoft’s Work Trend Index found that 85% of leaders said the shift to hybrid made it hard to feel confident their people were being productive (Microsoft, Work Trend Index: Hybrid Work Is Just Work, 2022). A steady, predictable one-on-one is where you find out how the work is going.

For a remote or hybrid team, what changes is mostly the discipline. Default to cameras on, but stay relaxed about it, since the goal is connection rather than a productivity check. Hold the meeting even more reliably than you would in an office, because there is no hallway to catch the thing that never made it onto the agenda. And pay closer attention to the quiet ones, since it is easy to coast unnoticed behind a muted tile.

In its hybrid-work research, Gallup reported that only about 3 in 10 hybrid managers had received any formal training on how to lead in a hybrid setting (Gallup, Global Indicator: Hybrid Work, 2024). Most managers are improvising remote leadership in real time. A deliberate, predictable one-on-one rhythm closes that gap without a training budget.

One practical tweak: send a short written agenda before remote one-on-ones, and let your report add their own items to it. A little async prep makes the live 30 minutes calmer and gives quieter engineers an easier way in.

The most common one-on-one mistakes

The most common failure is running the meeting as a status report. Gallup found that only 2 in 10 employees feel their performance is managed in a motivating way (Gallup).

Engagement fell in 2024, and managers fell with itEngagement fell in 2024202320240%35%23%21%30%27%All employeesManagers
Source: Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report. Bars compare 2023 and 2024 engagement.

Cancelling without rescheduling tells your report they rank below whatever was in your inbox, so move the meeting rather than dropping it. Talking too much teaches them to stop bringing the hard stuff, because they can see you would rather fill the silence yourself. Forgetting your follow-ups turns the whole ritual into theater. And meeting only your direct reports leaves you half-blind, because skip-level one-on-ones surface the things your managers cannot, or will not, tell you.

One more sits at the org level. Gallup reports that companies fail to pick the manager with the right talent for the job 82% of the time, and that only about 1 in 10 people have real talent for managing (Gallup, State of the American Manager, 2015). If most managers were never chosen for their people skills, the one-on-one is where those skills get practice.

For more on the gap between technical skill and leadership skill, see how impostor syndrome becomes the pike effect for software developers.

A one-on-one framework you can use tomorrow

A framework only helps if you can recall it under pressure, so keep this one light. Structure matters less than consistency. One 30-minute shape that tends to hold up:

Minutes Focus Sample opener
0 to 5 Their agenda first “What’s on your mind this week?”
5 to 15 Blockers and priorities “What’s slowing you down that I can clear?”
15 to 22 Growth and goals “What do you want to get better at next?”
22 to 28 Feedback both ways “One thing I should keep doing, one I should change?”
28 to 30 Recap and actions “Here’s what I’ll follow up on by next week.”
Small habits, big engagement multipliersSmall habits, big multipliersRelative likelihood of engagement or motivation (Gallup)Regular one-on-ones3.0xFair accountability2.5xDaily vs annual feedback3.6xSource: Gallup engagement and feedback research, 2018 to 2023
Source: Gallup. Multipliers reflect relative likelihood versus the comparison group in each study.

For a brand-new report, swap the first meeting for onboarding questions: How do you like to get feedback? What does a great week look like for you? When were you happiest at work? Those answers become the operating manual for every one-on-one that follows. Anchor each conversation to a clear career ladder, so “what do you want to get better at?” connects to a visible next level.

Pick a single report, put a recurring weekly slot on the calendar for the next quarter, and let them set the first agenda. For more writing on engineering leadership, subscribe to the blog.

Book the next one, and when you promise to chase down a blocker, chase it down. If you want a sense of what your engineers might not be saying out loud in those meetings, read how impostor syndrome becomes the pike effect for software developers.


Sources

La reunión se va hacia una actualización de estado, de esas que un tablero de proyecto ya responde. En 2025, Gallup informó de que el compromiso global de la plantilla cayó al 21 % en 2024, un descenso que costó a la economía mundial unos 438.000 millones de dólares estimados en productividad perdida (Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report).

Ideas clave

  • Los responsables explican al menos el 70 % de la varianza en el compromiso del equipo (Gallup, 2015).
  • Quienes tienen reuniones uno a uno regulares con su responsable tienen casi 3 veces más probabilidades de estar comprometidos (Gallup, 2018).
  • Una reunión uno a uno es la reunión de la persona: primero el crecimiento, los bloqueos y la confianza; las actualizaciones de estado, al final.
  • Semanal o quincenal, 30 minutos, orden del día en manos de la persona, y nunca cancelada en silencio.

Qué es una reunión uno a uno

Una reunión uno a uno es un encuentro periódico y privado que pertenece a la persona, no al proyecto. En 2018, Gallup vio que quienes tienen reuniones uno a uno regulares con su responsable tienen casi 3 veces más probabilidades de estar comprometidos que quienes no las tienen (Gallup, Employees Want a Lot More From Their Managers). Un tablero ya sigue los tickets. Este es el único hueco que sigue a la persona que hay detrás.

Dos compañeros de ingeniería en una conversación uno a uno, concentrados, sentados a una mesa

Quien acaba de llegar a la gestión suele verlo al revés. Una actualización de estado hace subir la información, así que tú te sientes al día. Una reunión uno a uno hace bajar la atención, así que la persona a tu cargo se siente respaldada. La misma media hora, en la dirección contraria. Cuando ya sabes lo que alguien ha entregado esta semana, hacer que lo recite quema el poco rato en el que podría haber sacado aquello que le da miedo decir en voz alta.

Prueba rápida: si pudieras sustituir la reunión por un mensaje de Slack o por un panel, nunca fue una reunión uno a uno. El valor está en la parte que no cabe en un campo de estado.

Crecimiento, obstáculos, feedback en los dos sentidos y la construcción lenta de la confianza. Nada de eso aparece de forma fiable en las reuniones diarias, las retrospectivas o las revisiones de sprint. Hace falta un espacio protegido y predecible para que salga a la luz.

Para quien está en ingeniería y se sienta al otro lado de la mesa, la misma lógica vale al revés: una buena reunión uno a uno es tu oportunidad de gestionar hacia arriba y de dar forma a tu propio camino.

El efecto del responsable

Gallup ha visto que los responsables explican al menos el 70 % de la varianza en el compromiso del equipo entre unidades de negocio (Gallup, State of the American Manager, 2015).

El efecto del responsable sobre el compromisoEl efecto del responsableVarianza del compromiso del equipo atribuible al responsable70%lo impulsa el responsable
Fuente: Gallup, State of the American Manager, 2015 (reafirmado en el informe de 2025).

Gallup estima que el bajo compromiso cuesta a la economía mundial unos 8,9 billones de dólares al año, cerca del 9 % del PIB mundial (Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report). Y el informe de 2025 traía un aviso apuntando de lleno a quienes lideran personas: el compromiso de los propios responsables cayó del 30 % al 27 %, mientras que el de los colaboradores individuales se mantuvo en el 18 %. El descenso lo están cargando los responsables.

¿Con qué frecuencia deberías hacer las reuniones uno a uno?

La semanal es el valor por defecto fuerte, la quincenal es el suelo y la mensual queda demasiado espaciada. El coste de equivocar la cadencia es concreto: Gallup estima que sustituir a quien se marcha cuesta entre la mitad y el doble de su salario anual, y la rotación voluntaria drena más de 1 billón de dólares al año de las empresas de EE. UU. (Gallup, This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion, 2019). Saltarte una sale gratis esta semana y cara el mes en que alguien dimite.

Dos compañeros hablando de forma informal en una oficina moderna durante una puesta al día habitual

¿Cuánto deben durar? Treinta minutos bastan para la mayoría de las personas a tu cargo. Las nuevas incorporaciones, quien pasa un bache y quien acaba de ascender suelen necesitar cerca de 45. Una persona sénior de ingeniería que va sobre ruedas puede ir bien con 30 minutos cada dos semanas. Lo que importa es si la reunión se hace, todas las veces.

¿Y el responsable que ya va hasta arriba? Objeción justa, y el informe de Gallup de 2025 nombra el problema sin rodeos: señala el agotamiento de los responsables como uno de los motores de la caída del compromiso. Dejar caer las reuniones uno a uno sigue siendo el recorte equivocado. Protégelas, y recupera el tiempo de las reuniones de estado que podría cubrir una actualización por escrito. Trata el hueco como producción, y no lo muevas a la ligera.

De qué hablar

Abre con el crecimiento, los bloqueos, el feedback y la confianza, con ese espíritu aunque el orden no sea exactamente ese. El desarrollo profesional no es un tema blando: McKinsey vio que el 41 % de quienes se fueron durante la Great Attrition citó la falta de progresión profesional como una de las razones principales, justo por delante de los líderes que no se preocupan por su gente, en el 35 % (McKinsey, The Great Attrition Is Making Hiring Harder, 2022).

Dos colegas revisando juntos planes de crecimiento en una mesa

Crecimiento profesional

El crecimiento es una palanca de retención. En su Workplace Learning Report de 2018, LinkedIn vio que el 94 % de la plantilla se quedaría más tiempo en una empresa si esta invirtiera en su desarrollo profesional (LinkedIn, Workplace Learning Report, 2018). Dedica parte de la reunión a adónde quieren llegar: la habilidad que quieren a continuación, un proyecto que les estire, qué exige el nivel de arriba. Y mantenlo como un hilo vivo, no como algo que solo recuerdas cuando toca la evaluación.

Desbloquear retos

Después, despeja el camino. Pregunta qué les está frenando y no pueden arreglar por su cuenta: un pipeline inestable, una revisión atascada en la cola de alguien, una dependencia de otro equipo, una especificación que nadie se decide a cerrar. Aquí es donde tú tienes una palanca que ellos no tienen. Puedes escalarlo, subirle la prioridad o, sencillamente, tomar la decisión que a ellos no les dejan tomar.

Feedback en las dos direcciones

El feedback funciona mejor cuando es frecuente y concreto. Gallup vio que el 80 % de la plantilla que recibió feedback significativo en la última semana estaba plenamente comprometida, trabajara en remoto, en híbrido o en la oficina (Gallup, Organizations Can Redefine Feedback by Including Recognition, 2023). Dalo a menudo, y pídelo igual de a menudo. Una pregunta directa: «¿qué es una cosa que podría hacer de otra forma como tu responsable?»

Construir confianza

Ninguna de las tres primeras funciona sin confianza. Hablar de crecimiento suena a guion, y los bloqueos de verdad siguen enterrados, cuando la gente no se siente segura para ser honesta. La sección siguiente entra en cómo construirla. La confianza sale de cómo llevas los momentos pequeños e incómodos, y casi nunca del encuentro anual fuera de la oficina.

¿Cómo construyes la confianza en una reunión uno a uno?

La confianza se construye despacio, sobre todo siendo constante y haciendo lo que dijiste que ibas a hacer. Gallup vio que solo 2 de cada 10 personas están muy de acuerdo en que su rendimiento se gestiona de una forma que les motiva, mientras que quienes sienten que su responsable les pide cuentas de un modo justo tienen 2,5 veces más probabilidades de estar comprometidos (Gallup, Do Your Measures Make Employees Mad?).

El estudio de varios años que Google hizo de sus propios equipos, Project Aristotle, señaló la seguridad psicológica como la cualidad más importante de los equipos eficaces (Google re:Work, 2015). Una reunión uno a uno semanal es, más o menos, la sala más pequeña en la que esa seguridad se construye o se rompe: una persona, a puerta cerrada, que aprende despacio si aquí la honestidad es segura.

En la práctica, eso se reduce a unos pocos hábitos. Habla menos de la mitad del tiempo. Resiste las ganas de arreglar el primer problema que oyes, porque muchas veces la gente solo necesita pensar en voz alta primero. Guarda en confianza lo que se comparte, salvo que la seguridad de alguien exija lo contrario, y di esa regla en voz alta para que sepan que existe. Cuando prometas una acción, apúntala y cierra el círculo a la semana siguiente.

Una comprobación a bocajarro: en tus últimas reuniones uno a uno, ¿quién habló más? Si fuiste tú, la reunión se ha vuelto, sin hacer ruido, la tuya en vez de la suya. El remedio no es una plantilla nueva, sino la disciplina de hacer una pregunta y esperar, en el silencio, a que lo llenen.

¿Cómo funcionan las reuniones uno a uno en equipos remotos e híbridos?

El trabajo en remoto y el híbrido hacen estas reuniones más importantes, porque la distancia elimina las señales sueltas que antes pillabas en el pasillo. En 2022, el Work Trend Index de Microsoft vio que el 85 % de quienes lideran dijo que el paso al híbrido hizo difícil confiar en que su gente estaba siendo productiva (Microsoft, Work Trend Index: Hybrid Work Is Just Work, 2022). Una reunión uno a uno constante y predecible es donde te enteras de cómo va el trabajo.

En un equipo en remoto o híbrido, lo que cambia es, sobre todo, la disciplina. Cámaras encendidas por defecto, pero sin agobio, porque el objetivo es la conexión y no un control de productividad. Cumple la reunión con todavía más rigor que en una oficina, porque no hay pasillo en el que pillar lo que nunca entró en el orden del día. Y presta más atención a quien apenas habla, porque es fácil ir haciendo sin que nadie lo note, detrás de un recuadro silenciado.

En su investigación sobre el trabajo híbrido, Gallup informó de que solo unos 3 de cada 10 responsables en híbrido habían recibido alguna formación formal sobre cómo liderar en un entorno híbrido (Gallup, Global Indicator: Hybrid Work, 2024). La mayoría de los responsables improvisa el liderazgo en remoto en tiempo real. Un ritmo deliberado y predecible de reuniones uno a uno cierra esa brecha sin un presupuesto de formación.

Un retoque práctico: envía un orden del día corto por escrito antes de las reuniones uno a uno en remoto, y deja que la persona a tu cargo añada sus propios puntos. Un poco de preparación asíncrona deja más calmados los 30 minutos en directo y le abre una puerta más fácil a quien en ingeniería habla menos.

Los errores más habituales en una reunión uno a uno

El fracaso más habitual es llevar la reunión como un informe de estado. Gallup vio que solo 2 de cada 10 personas sienten que su rendimiento se gestiona de una forma que motiva (Gallup).

El compromiso cayó en 2024, y los responsables cayeron con élEl compromiso cayó en 2024202320240%35%23%21%30%27%Toda la plantillaResponsables
Fuente: Gallup, State of the Global Workplace: 2025 Report. Las barras comparan el compromiso de 2023 y el de 2024.

Cancelar sin reprogramar le dice a la persona a tu cargo que queda por debajo de lo que fuera que tenías en la bandeja de entrada, así que mueve la reunión en lugar de dejarla caer. Hablar demasiado les enseña a dejar de traer lo que cuesta, porque ven que prefieres rellenar tú el silencio. Olvidar los seguimientos convierte todo el ritual en teatro. Y reunirte solo con quien te reporta directamente te deja medio a ciegas, porque las reuniones uno a uno saltando un nivel sacan a la superficie lo que los responsables de tu equipo no pueden, o no quieren, decirte.

Hay uno más, y vive en el nivel de la organización. Gallup informa de que las empresas fallan al elegir al responsable con el talento adecuado para el puesto el 82 % de las veces, y de que solo alrededor de 1 de cada 10 personas tiene talento real para dirigir (Gallup, State of the American Manager, 2015). Si a la mayoría de los responsables nunca se les eligió por su forma de tratar a la gente, la reunión uno a uno es el sitio donde esas habilidades se practican.

Para más sobre la distancia entre la habilidad técnica y la de liderazgo, mira cómo el síndrome del impostor se convierte en el efecto lucio para quienes desarrollan software.

Un marco de reunión uno a uno que puedes usar mañana

Un marco solo sirve si puedes recordarlo con la presión encima, así que deja este ligero. La estructura pesa menos que la constancia. Una forma de 30 minutos que suele aguantar:

Minutos Foco Apertura de ejemplo
0 a 5 Primero, su orden del día «¿Qué tienes en la cabeza esta semana?»
5 a 15 Bloqueos y prioridades «¿Qué te está frenando y yo puedo quitar de en medio?»
15 a 22 Crecimiento y objetivos «¿En qué quieres mejorar a continuación?»
22 a 28 Feedback en los dos sentidos «¿Una cosa que debería seguir haciendo y una que debería cambiar?»
28 a 30 Resumen y acciones «Esto es lo que voy a retomar yo antes de la semana que viene.»
Hábitos pequeños, grandes multiplicadores de compromisoHábitos pequeños, grandes multiplicadoresProbabilidad relativa de compromiso o motivación (Gallup)Reuniones uno a uno regulares3,0xCuentas justas2,5xFeedback diario frente al anual3,6xFuente: investigación de Gallup sobre compromiso y feedback, de 2018 a 2023
Fuente: Gallup. Los multiplicadores reflejan la probabilidad relativa respecto al grupo de comparación de cada estudio.

Con alguien que acaba de llegar a tu equipo, cambia la primera reunión por preguntas de incorporación: ¿Cómo te gusta que te den el feedback? ¿Cómo es, para ti, una gran semana? ¿Cuándo has sido más feliz en el trabajo? Esas respuestas se convierten en el manual de uso de cada reunión uno a uno que viene después. Ancla cada conversación a una escalera de carrera clara, para que «¿en qué quieres mejorar?» enganche con un siguiente nivel visible.

Elige a una sola persona de tu equipo, pon un hueco semanal recurrente en el calendario para el trimestre que viene y deja que marque el primer orden del día. Para más textos sobre liderazgo en ingeniería, suscríbete al blog.

Reserva la siguiente y, cuando prometas ir a por un bloqueo, ve a por él. Si quieres hacerte una idea de lo que tu equipo de ingeniería quizá no esté diciendo en voz alta en esas reuniones, lee cómo el síndrome del impostor se convierte en el efecto lucio para quienes desarrollan software.


Fuentes

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